Muhtemit SARIYILDIZ
Encümen Müdürü

Görevin Tanımı :
Madde 1 - İl Genel Meclisi'nin toplanması ile ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.
Madde 2 - Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
Madde 3 - Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
Madde 4 - Meclis Başkanlığı'nca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
Madde 5 - Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
Madde 6 - İhtiyaç duyulması halinde komisyona yardımcı olmak üzere, teknik eleman ve bilirkişi desteği almak için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne başvurmak.
Madde 7 - Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.
Madde 8 - Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve katiplerine imzalatılmasını sağlamak.
Madde 9 - Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
Madde 10 - Meclis Başkanlığı'nın yapacağı yazışmaları yürütmek.
Madde 11 - Meclis kararlarını, usulüne uygun olarak ilan etmek ve meclis üyelerine duyurmak.
Madde 12 - Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasının sağlamak.
Madde 13 - Encümen Başkanı'nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.
Madde 14 - Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek.
Madde 15 - Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
Madde 16 - Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
Madde 17 - Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
Madde 18 -Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak.
Madde 19 - İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
Madde 20 - İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekreterya hizmetlerini yürütmek.
Madde 21 - İl Genel Meclis binasında oluşturulan birimlerin rahat bir ortamda çalışmasının sağlayacak şekilde iş ve işlemleri koordine etmek.

Madde 22 - Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
Madde 23 - Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak.
Madde 24 - Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.